Что такое закрывающие документы и зачем они нужны
Закрывающие документы — это первичные учётные документы, которые подтверждают факт совершения хозяйственной операции: оказания услуги, поставки товара, выполнения работы. Без них невозможно: подтвердить расходы перед налоговой, защитить свои права в суде при споре с контрагентом, правильно рассчитать налоги.
Основные виды закрывающих документов
1. Акт выполненных работ (оказанных услуг)
Подтверждает, что работа выполнена в срок, в полном объёме и надлежащего качества. Составляется в двух экземплярах. Обязателен при оказании услуг, выполнении работ по договорам подряда.
2. Товарная накладная (ТОРГ-12)
Основной документ при передаче товаров. Содержит наименование, количество, цену и сумму. Подписывается обеими сторонами.
3. Универсальный передаточный документ (УПД)
Сочетает функции накладной/акта и счёта-фактуры. Удобен тем, что заменяет два документа одним. Может применяться при любой системе налогообложения.
4. Счёт-фактура
Документ для выделения НДС. Обязателен для плательщиков НДС. С 2026 года выставляется только в электронном виде.
Какой документ выбрать
| Ситуация | Документ |
|---|---|
| Продажа товара, без НДС | Накладная ТОРГ-12 или УПД со статусом 1 |
| Услуги, без НДС | Акт или УПД со статусом 1 |
| Продажа с НДС | УПД со статусом 2 (заменяет накладную + счёт-фактуру) |
| Аванс | Счёт-фактура на аванс |
Сроки оформления и хранения
- Документ должен быть составлен не позднее следующего рабочего дня после отгрузки/оказания услуги
- Срок хранения закрывающих документов — 5 лет
- Для документов, подтверждающих убытки — весь период, пока убыток переносится
- При ликвидации компании — 5 лет после ликвидации
Частые ошибки
- Отсутствие подписи одной из сторон
- Неверные реквизиты (ИНН, КПП, адрес)
- Расхождение сумм с договором
- Отсутствие расшифровки подписи
- Несвоевременное оформление