Почему кадры нужны даже малому бизнесу
Даже один наёмный сотрудник обязывает вести кадровый учёт: трудовые договоры, приказы, табель, личные карточки, отчётность по сотрудникам. Нарушение правил — штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ (до 50 000 ₽ на организацию). Разберём минимальный обязательный набор.
Обязательные кадровые документы
- Трудовые договоры — с каждым работником (ст. 57 ТК РФ);
- кадровые приказы — о приёме (Т-1), переводах, отпусках (Т-6), увольнении (Т-8);
- личные карточки (Т-2) — на каждого работника;
- график отпусков — утверждается до 17 декабря предшествующего года (ст. 123 ТК РФ);
- правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) и ознакомление под роспись;
- положение об оплате труда и премирования;
- журналы инструктажей по охране труда.
Отчётность и взносы за сотрудников в 2026
- НДФЛ с зарплаты — до 28-го, удержанного в месяце;
- страховые взносы — 30% в пределах базы (для МСП — 15% сверх МРОТ) и до 28-го;
- персонифицированные сведения — до 28-го;
- 6-НДФЛ, РСВ — ежеквартально;
- ЕФС-1 — по кадровым событиям и ежегодно;
- среднесписочная численность — до 20 января.
Документы при приёме и увольнении
При приёме
- трудовой договор + ознакомление с ПВТР и локальными актами до подписания;
- приказ Т-1, запись в трудовую книжку и СТД-Р;
- проверка документов (паспорт, ИНН, СНИЛС, документы об образовании).
При увольнении
- приказ Т-8, запись в трудовую книжку;
- расчёт и выдача трудовой книжки в последний рабочий день (ст. 84.1 ТК РФ);
- выплата компенсации за неиспользованный отпуск (ст. 127 ТК РФ);
- справки о доходах за три месяца.
Пособия по болезни и материнству
Больничные, декретные и пособие до 1,5 лет рассчитываются по ФЗ-255: процент по стажу, лимиты СФР 2026, удержание НДФЛ с больничного.
В «Белналог» кадры автоматизированы: шаблоны договоров и приказов, расчёт зарплаты с НДФЛ и взносами, удержания по исполнительным листам, графики отпусков и кадровая отчётность (6-НДФЛ, РСВ, ЕФС-1) собираются из данных учёта.