Акт сверки взаиморасчётов помогает убедиться, что вы и ваш контрагент одинаково видите, кто кому и сколько должен. Рассказываем, когда его составлять, что в нём указать и почему подписанный акт может продлить срок, в течение которого долг можно взыскать.
Что такое акт сверки
Это документ, в котором стороны договора сравнивают свои данные об отгрузках, оплатах и долгах за период. В итоге фиксируется сальдо: кто, кому и какую сумму должен на конкретную дату.
Закон не обязывает регулярно составлять акт сверки, и единой формы нет. Но на практике его делают:
- в конце квартала или года — перед закрытием периода и инвентаризацией;
- перед расторжением или продлением договора;
- когда появилось расхождение в оплатах;
- перед взысканием долга — как доказательство;
- при смене бухгалтера или переходе на другую программу.
Что указать в акте сверки
- название документа, дату и период сверки;
- наименования сторон и реквизиты договора;
- сальдо на начало периода;
- все операции: отгрузки и оплаты с датами, номерами и суммами документов — по данным каждой стороны;
- обороты за период и сальдо на конец периода;
- подписи уполномоченных лиц обеих сторон.
Как составить и согласовать
- Одна сторона формирует акт по своим данным и отправляет контрагенту — на бумаге, по почте или через ЭДО.
- Контрагент сверяет с собой и заполняет свою часть.
- Если данные совпали — подписывает. Если нет — указывает расхождения, и стороны выясняют причину: потерянный документ, ошибка в сумме, оплата по другому договору.
- После исправлений акт подписывают окончательно.
Подписанный руководителем или другим уполномоченным лицом акт сверки, где признан конкретный долг, суды обычно считают признанием долга. Это прерывает срок исковой давности — трёхлетний срок на взыскание начинается заново.
Акт сверки с налоговой
Отдельно можно заказать акт сверки с налоговой — по единому налоговому счёту. Его запрашивают в личном кабинете или через оператора ЭДО, и он показывает все начисления, платежи и сальдо. Как в нём разобраться, мы рассказали в статье про ЕНС и ЕНП.
Частые ошибки
- акт подписал сотрудник без полномочий — для признания долга такой акт может не подойти;
- в акте не указан договор, если с контрагентом их несколько;
- подписывают акт, не проверив свои данные;
- расхождения «закрывают» правкой сумм без исправления первичных документов.
На практике: в личном кабинете «Белналога» акт сверки с контрагентом формируется автоматически по выставленным счетам, актам и оплатам из банка — его можно скачать. Подробнее — документооборот.
Частые вопросы
Обязательно ли составлять акт сверки?
Нет, закон этого не требует. Но акт полезен для контроля расчётов и как доказательство долга в суде.
Кто подписывает акт сверки?
Руководитель или сотрудник с доверенностью. Подпись главного бухгалтера без полномочий не всегда признаётся судами как признание долга.
Можно ли подписать акт сверки электронно?
Да, через сервис ЭДО с квалифицированной электронной подписью — такой акт равен бумажному.
Как часто делать акт сверки?
Обычно раз в квартал или раз в год с основными контрагентами, а также при любых расхождениях и перед взысканием долга.
Не хотите разбираться сами? Бухгалтеры «Белналога» возьмут это на себя: посчитают, подготовят документы и проследят за сроками. Тарифы — от 6 000 ₽ в месяц, первые 3 дня бесплатно.